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采购卡可用于所有的旅费 除了 食品,并为私人汽车/飞机购买燃料。这些费用只能通过提交在行程结束旅行费用报告的报销的旅客。

隔夜旅行之前,持卡人应填写过夜旅游形式的官方许可,并获得相应的签名。在行程的结束时,表格的副本应附到采购卡收据和提出的采购卡文档的一部分。

游后,旅游费用报告应当完成 只要 如果补偿是必要的(即,用于膳食或里程上的个人汽车偿还)。如果采购卡用于所有费用(即行程不涉及膳食或个人的里程数),报销是没有必要的,不需要旅行费用报告。采购卡的费用不应包含在旅行费用报告。

其卡?

卡是不可转让的,可以不被共享。 旅行者招致旅行费用时,必须使用他或她自己的采购卡。如果别人做一些旅行安排,如获得机票,卡号 旅客必须给予。 例外: 该部门的负责人或部门秘书的卡可能会收取飞机票和会议注册,并且它可以被用来制造初步的酒店预订。如果为了保持需预订由酒店政策,该部门的负责人或部门秘书卡可收取第一晚的住宿。有可能 被用来租一辆车比持卡人以外的任何人。

机票

机票为大学的员工可以在采购卡购买。只有经济舱机票或同等可以购买国内旅游。 机票的旅行同伴或配偶不能放置在采购卡。

汽车租赁

汽车租赁为经营宗旨是允许使用采购卡。没有为国内旅行购买汽车租赁公司的保险。汽车租赁协议及收条必须连接到采购卡声明(原件与差旅费用报告发送的复制,如果需要的话)。汽油可以购买用于租赁的汽车使用。

重要: 大学的政策要求汽车认证的那个部门运送学生时租代大学或个人车辆,所有车辆的司机获得。这个认证必须每年获得,并且之前的行程。联系人力资源获取更多详情。

旅馆

持卡人预计支付单房费,除非有另一个十大靠谱网赌app的员工母婴同室。如果两个肖尼国家工作人员的房间在同一个酒店房间,高级的人应该把自己的卡上的费用。所有的事情都是平等的,它并不重要的持卡人将其放置在卡上。如果在一个房间里,一个员工一起母婴同室没有卡,其他的仍然可以收取房间。充电可以分割,之后,在paymentnet。需要酒店对开(逐项收据)复印件。

注册费和押金

在采购卡可以通过电话或传真用于会议注册,并保证夜间住宿。

对于非员工商务旅行

事先批准,各部门可以使用采购卡支付差旅费的非员工(即机票和酒店为演讲嘉宾或工作的候选人)。 对于旅伴或配偶旅费可不be置于采购卡。

个人旅游费用

个人旅游费用不应该放置在采购卡。 旅行者,在充电之前的采购卡,要对所有的个人费用(即酒店的电影,私人电话,吃饭等费用)。应任何个人费用会无意中收取的采购卡,用户应立即准备支付给“十大靠谱网赌app”为个人收费量的个人支票。存款送形式应该完成,使用用于对采购卡交易帐号相同。支票和存款送表应随身携带到总务长办公室。收据正本,由总务长办公室发表,以及存款送表格的副本应附于持卡人每月的采购卡声明。

更新和paymentnet编辑旅游交易

当更新旅行 在paymentnet,以下是 总是 在需要 交易票据 部分:

  • WHO (谁前往)
  • 哪里 (地方旅行)
  • 什么时候 (旅行日期)
  • 为什么 (原因旅行)
  • T-数 (分配给官方授权时,它的批准过夜旅游人数)

更新租赁汽车时 在paymentnet,以下是始终需要在 交易票据 部分:

  • 司机的姓名(如果运送其他乘客的姓名)
  • 日期
  • 对于此行的经营宗旨
  • T-数(如果适用)。

记录保存和交易日志

分项收入都需要充电到采购卡所有的旅费。所有收据和过夜旅行的官方授权,如果适用,必须连接到持卡人的月结单。

在收到信用卡帐单时,持卡人应确认交易是否合适。任何差异进行调查并采取行动立即。

重要!用于旅游目的(即,机票,租车和酒店)的所有pcards都受到了每月自动审核。